Presentazioni che convincono
Il successo del nostro lavoro può dipendere da quanto siamo abili a presentare il nostro prodotto. Vediamo quali sono gli strumenti e le tecniche per una presentazione efficace.
di Nicola D’Agostino
Convegni, riunioni, lezioni, seminari e corsi di formazione sono da sempre le occasioni in cui si tengono presentazioni e si mostrano e proiettano al pubblico testo e immagini. È questo uno dei campi in cui l’informatica più si è fatta largo: è ormai molto raro vedere i proiettori per i lucidi o ancora le diapositive nei loro telaietti che avanzano su binari davanti all’obiettivo. Il loro posto è ormai saldamente occupato da alcuni anni dai computer e dai software di presentazione: il relatore si presenta con il suo portatile e si collega in pochi attimi al proiettore per usare Powerpoint o un software equivalente (Impress di OpenOffice ad esempio) per illustrare i punti salienti del discorso.
C’est plus facil?
Se l’aspetto tecnico delle presentazioni si è ammodernato e diventato estremamente più semplice, oltre che economicamente accessibile, realizzare slideshow efficaci è rimasta ancora un’arte che sono in pochi a padroneggiare.
Non è raro, a happening e manifestazioni, assistere a presentazioni lunghe, dense e confuse oltre che stilisticamente traballanti in cui il mezzo informatico invece di aiutare a fissare i concetti li annega in una marea di (inutili) parole, colori, immagini, suoni ed effetti speciali.
Le presentazioni sono una materia delicata, uno strumento ed un momento da sfruttare con sapienza ed abilità per stabilire un canale comunicativo con il pubblico e insegnare, convincere, spiegare, vendere o qualsiasi sia l’obiettivo della relazione. Questo va fatto dosando con attenzione gli ingredienti nella fase di realizzazione dello slideshow ma anche facendo attenzione nel momento dal vivo in cui parola (del relatore) e dati (sullo schermo) devono andare a braccetto e puntare ad un fine comune.
Vediamo come.
Sei punti chiave
Secondo l’esperto Garrey Reynolds, che cura su Internet il sito www.presentationzen.com, sono sei i punti chiave per ideare, sviluppare e effettuare una buona presentazione.
Il primo passo obbligatorio è quello di chiarire e fissare l’obiettivo: cosa vuole ottenere la presentazione? Quali sono i concetti, qual’è il succo del discorso? Perché si tiene? Quali sono le aspettative del pubblico? Cosa si offre che non sia già disponibile su un libro o su una rivista?
Secondo punto, correlato, è conoscere il più possibile il proprio pubblico, magari immedesimandosi con esso, cercando di capire come rivolgersi e cosa possa risultargli interessante e cosa no.
I due punti successivi attengono alla presentazione che deve puntare il più possibile sul contenuto (e non sugli effetti), contenuto che deve essere stilato in maniera semplice ed essenziale e organizzato in una struttura solida.
Il quinto punto è una verifica ed è anche chiamato "Il test della sintesi": semplice quanto impegnativo vuole che si sintetizzi in poche frasi (o addirittura solo una) tutta la presentazione, per individuarne meglio le parti essenziali.
Per ultima, ma importante quanto il resto, c’è la padronanza della fase espositiva: durante la presentazione sono sono essenziali sicurezza e buona capacità narrativa del relatore, che non deve ridursi ad un asettico lettore di quanto riportato sulle slide.
E in pratica?
Sempre Reynolds sul suo sito personale fornisce un’altra lista più lunga di consigli pratici da seguire. Eccoli di seguito:
- Evitare la complessità.
- Essere concisi.
- Tenere qualche luce puntata su di sé: il relatore non deve scomparire nel buio della sala ed essere assorbito dalle schermate.
- Muoversi dal podio (il motto è "siete voi il protagonista, non le diapositive")
- Avere libertà di movimento usando un microfono a clip.
- Rivolgersi e coivolgere il pubblico.
- Limitare la lunghezza del testo e liste infinite.
- Evitare grafica pacchiana o a sproposito e usare immagini di qualità, evitando le trite e ritrite clip art.
- Fare attenzione alla leggibilità ed al contrasto delle diapositive, che devono essere leggibili anche dall’ultima fila della sala.
Minimale è bello
Si chiama "metodo Takahashi" un modo molto originale di gestire il contenuto sulle diapositve. Il metodo prende le mosse dal giapponese Masayoshi Takahashi che per primo ha adottato la tecnica originale ed efficace di evitare elenchi, lunghe frasi o iconografia e di usare sulle slide solo ed esclusivamente testo, poco e di grande formato.
La scelta si è dimostrata efficace e utile per fissare i concetti e si è trasformata in una apprezzata scuola di pensiero tra i relatori.
iWork’ 06: testi e slideshow secondo Apple
Con iWork ‘06 la mela mordicchiata va all’inseguimento di Word e Powerpoint: con un occhio alle funzioni ed uno alla compatibilità dei formati.
Il pacchetto contiene la versione 2 di Pages e la 3 di Keynote. L’offerta di Apple si limita infatti a soli due programmi, uno di videoscrittura e uno per le presentazioni ed a differenza di Office di Microsoft non contiene, almeno per ora, un foglio di calcolo.
Si supplisce con la presenza sia in Keynote che in Pages di tabelle con calcoli ed ordinamenti di riga e anche di grafici ed istogrammi tridimensionali. Inoltre Pages va al di là della mera videoscrittura e si spinge nel terreno dell’impaginazione, con una gestione avanzata del foglio, strumenti e controlli per gestire e manipolare immagini (ad esempio le maschere) e blocchi di testo. Sono inoltre disponibili numerosi modelli di documento per ogni esigenza e dall’aspetto curato e professionale.
Se Pages richiama alla lontana un mix di Word semplificato e Publisher, Keynote punta invece a sostituire in toto Powerpoint: il programma è stato lanciato originariamente nel 2003 dopo essere stato sviluppato come strumento interno ad Apple per le esigenze del suo CEO Steve Jobs. le presentazioni introduttive di Jobs al pubblico delle manifestazioni note come Keynote, da cui il nome, sono celebri per efficacia e presa sul pubblico.
Arrivato alla terza versione, Keynote offre buona parte delle funzioni e possibilità già note ed apprezzate dagli utenti di Powerpoint: modelli, temi grafici, sistemi di impaginazione automatica del contenuto, formattazione del testo, strumenti di disegno, inserimento di forme geometriche, immagini, tabelle, grafici, file audio e video, gestione delle diapositive e della struttura e controllo sulla presentazione. Ci sono però anche delle differenze: mancano diverse funzioni come la composizione guidata e in generale automatismi per l’inserimento dei dati.
Keynote offre però in cambio una gestione molto più avanzata delle immagini, che è possibile modificare (e la cosa vale anche per Pages) senza bisogno di programmi esterni e permette di creare grafici tridimensionali di notevole impatto. Raffinati e di grande effetto sono in generale gli effetti di animazione e transizione, che sfruttano il motore grafico del sistema operativo. Rispetto al software di Microsoft, l’offerta di Apple inoltre ha un’interfaccia più lineare e semplificata e si presenta non solo più minimale ed elegante ma anche più ordinata e gradevole, come da tradizione dell’azienda.
È da sottolineare infine come iWork ‘06 supporti un’ampia gamma di formati di documento.
Oltre a gestire svariati tipi di immagini come JPEG, TIFF, PNG, PSD di Adobe Photoshop, EPS, PDF e QuickTime, Pages 2 importa ed esporta documenti testuali DOC di Word (con qualche limitazione), RTF, HTML e TXT (solo testo), importa documenti AppleWorks ed esporta documenti PDF.
Allo stesso modo Keynote 3 importa gran parte dei documenti di PowerPoint, formato in cui può anche esportare. A questo si aggiunge l’output in forma di filmati QuickTime, PDF, HTML, immagini e persino animazioni Macromedia Flash. È un punto a favore di Keynote che può così garantire agli utenti una scelta più ampia per portare con sé le presentazioni e mostrarle virtualmente da ogni computer e sistema operativo.
Prezzo: 79EUR
Voto: ****
Sistema: Mac OS X 10.3.9 oppure 10.4.3, computer Macintosh con processore PowerPC G4, PowerPC G5 o Intel Core a 500MHz o superiore, 256MB di RAM (512MB raccomandati), 32MB di RAM video, 3Gb di spazio su disco, QuickTime 7.0.3 o successivo e un’unità DVD.
Lingua: Italiano
Dove lo trovo: AppleStore oppure rivenditori autorizzati
Url: www.apple.com/it/iwork/
Crea una presentazione con Keynote 3
L’uso di Keynote è estremamente semplice ed immediato sia che si padroneggi già Powerpoint (a cui il programma di Apple si richiama esplicitamente in più punti) che se si è a digiuno di presentazioni.
L’interfaccia è particolarmente discreta ed elegante e tutte le funzioni principali utili sono disponibili in una serie di pulsanti sulla barra superiore della finestra del documento. Il resto delle funzioni è sotto i men&augrave; e nelle finestre contestuali come quella delle impostazionei che vengono richiamate in base alle necessità.
1) Scegliamo il tema
All’apertura di Keynote ci vengono proposti i modelli di temi grafici disponibili per le presentazioni. Scegliamone uno, impostiamo la risoluzione nel menù in basso "Dim. Diapositiva" e premiamo il pulsante in basso a destra "Scegli".
2) Modifichiamo il contenuto
Keynote creerà una presentazione con una diapositiva con il tema grafico scelto e due aree di testo. Per modificarne il contenuto testuale basta fare doppio clic nella finestra e digitare.
3) Aggiungiamo una diapositiva
Per aggiungere una slide alla presentazione si può usare il primo pulsante in alto a sinistra, "Nuova", oppure dal menù Diapositiva scegliere la prima voce, "Nuova Diapositiva".
4) Personalizziamo l’impaginazione
In qualsiasi momento è possibile cambiare la posizione ed il numero dei riquadri di contenuto. Basta selezionare le funzioni nel menù "Inserimento" o con più facilità usando il quinto pulsante da sinistra, "Master" e scegliendo una delle voci disponibili. Lo stesso si può fare con l’aspetto grafico tramite il pulsante "Tema".
5) Inseriamo un grafico
Premendo il pulsante "Grafico" si genererà automaticamente un grafico e si apriranno due finestre, una per gestire la tabella dei dati del grafico ed una per variare e impostare il tipo di grafico e gli effetti disponibili.
Una versione di questo articolo è stata pubblicata su "Total Computer" del maggio 2006