Gmail è il rivoluzionario servizio di posta di Google che permette di conservare e ricercare tutte le email ricevute. Scopriamo come sfruttarlo anche con indirizzi email diversi, per esempio quelli aziendali.

di Nicola D’Agostino

I provider che offrono email gratuite sono tanti. Tra tutti però brilla la proposta di Google.

Il vantaggio di GMail che è anche all’origine dello scossone dato al mercato delle email gratis è che oltre ad un’interfaccia innovativa e funzionale, il protocollo POP3 per scaricare in locale la posta, c’è anche tanto spazio a nostra disposizione. Al momento attuale dall’azienda di Mountain View ci vengono messi a disposizione ben: 2,5 Gigabyte e la capienza è in continua crescita come mostra il contatore all’ingresso della casella.
Con più di due giga e mezzo a disposizione ci possiamo davvero permettere di non cancellare mai nessun messaggio (volendo nemmeno quelli di spam) e di avere il nostro archivio di posta sempre disponibile, ovunque ci troviamo, grazie ad un semplice accesso al web.

L’e-mail archivio

I motivi per approfittare della generosità di GMail sono tanti.
Uno è che le e-mail in virtù della loro diffusione contengono sempre più spesso informazioni preziose se non addirittura vitali: indicazioni su località da visitare, contatti e recapiti di colleghi ed amici, appuntamenti presi, note, spunti, e materiali di ogni tipo. Potrebbe capitarci di dover recuperare un messaggio (e le informazioni contenute) ma di non avere con noi il nostro computer, o di averlo perso, o che sia stato rubato o ancora che dati si siano rovinati.
Con GMail, anche se l’e-mail è di alcuni giorni, settimane o mesi fa, sappiamo di averla e possiamo recuperarla, grazie al secondo punto di forza. Il servizio conta su un motore di ricerca interno, rapido ed efficace come quello di Google per il web (sulla cui tecnologia è basato). Del resto che senso avrebbe una tale capienza senza un modo per gestire la mole di dati che ci possiamo inserire?

In altre parole GMail può rappresentare, se vogliamo, l’embrione di un nuovo modo di vedere il computer e la mobilità e quindi portatili, palmari, pda, supporti rimovibili: non portiamo con noi l’elettronica, ma rendiamoci sempre accessibili i dati, i nostri dati.

Personale e aziendale?

Visti i vantaggi di GMail sarebbe un peccato approfittarne solo per gestire le e-mail (ed i nostri dati) personali, extra-lavoro. D’altro canto se lavoriamo in un’azienda o siamo dei liberi professionisti, avremo probabilmente già -anche per rappresentanza- un nostro sito web con dominio, con relativa e-mail. Non sarebbe "professionale" usare un indirizzo email gratuito per lavoro. Come fare?
Le possibilità sono due.
La più facile ed elegante delle due procedure è quella che contempla l’accesso alle impostazioni del server di posta: l’ideale sarebbe chiedere un intervento all’amministratore del server email. Il server infatti può essere configurato in modo da inoltrare automaticamente tutta la (nostra) posta aziendale al nostro indirizzo di GMail. Per la precisione l’opzione che ci serve non è il forward ma il redirect, il ridirezionamento, procedura che a differenza dell’usuale forward (inoltra) conserva inalterate tutte le informazioni originali dell’header come il subject (oggetto) e il from (mittente), cosa molto utile sia per fedeltà che in caso di ricerche, uno dei punti di forza del servizio di Google. Grazie al ridirezionamento da server potremo così continuare a scaricare la posta normalmente al lavoro, ma di ogni messaggio ci rimarrà una utile copia carbone nell’account di GMail.
Nel caso invece non ci sia possibile intervenire "a monte" sul server possiamo improvvisarci piccoli sistemisti e installare sul nostro PC un programma apposito che scarichi la posta e la ridiriga su GMail. La posta la leggeremo dopo questo passo, con un normale mailer, ma scaricandola da GMail invece che dalla solita casella, senza apparente differenza se non che oltre a quella in locale in Outlook, Eudora o Thunderbird una copia rimane sul servizio di Google. In questo caso c’è il piccolo l’inconveniente di essere legati al PC, che deve rimanere acceso e collegato a Internet per inoltrare la posta. Nel caso il computer sia spento per accedere alla casella aziendale possiamo ripiegare momentaneamente con un servizio gateway come mail2web.com.

GMail alla prova

Sono diversi gli aspetti per cui GMail è diventato un mito, non ultimo il carattere un po’ elitario dovuto al meccanismo degli inviti.
Una volta registratisi ed iniziato l’uso salta all’occhio la capienza (più di 2.5 Gb), la finestra di ricerca in alto a sinistra che fa tesoro della potenza dell’acclamato motore Google ma da non sottovalutare è anche la funzione di etichette (labels) con cui contrassegnare i messaggi in categorie o tipi per una gestione più efficace e flessibile.

Da sottolineare (e sfruttare) è che GMail permette di leggere la posta in diversi modi: via web (con interfaccia "ricca" o semplice HTML gestibile anche da vecchi browser), ma anche POP3 e addirittura come feed RSS.

L’aspetto di GMail è in pieno stile Google: semplice e minimale (ergo: chiaro ed efficace) ma questo non deve trarci in inganno su potenza, avanzatezza o versatilità del servizio. Grazie alla tecnologia Ajax l’interfaccia web fa un uso intelligente dei dati che ha e si comporta quasi come un programma in locale aprendo riquadri, rivelando o nascondendo parti di testo e non richiede il ricarimento di continuo delle pagine a ogni azione (facendoci perdere tempo-come facevano molti vecchi webmailer di ricaricare le pagine ad ogni azione).
Per avere le funzioni avanzate sono richieste versioni recenti di Explorer, Netscape, Firefox & C. (per l’esattezza Internet Explorer 5.5, Netscape 4.7, Mozilla 1.4, Firefox 0.8 o Safari 1.2.1 con javascript e cookies abilitati)?. Ripetiamo però che GMail è comunque utilizzabile nel grosso delle funzioni e con un’interfaccia meno pirotecnica con qualsiasi browser, opzione utile on the road (Internet Café), su PC poco potenti (paesi o zone in via di sviluppo) o quando il tempo è denaro (connessioni in dialup, via cellulare, o comunque a consumo).

ERC (Email Redirectin Client)

ERC, acronimo che sta per Email Redirectin Client, è un utile programmino gratuito per piattaforma Microsoft Windows sviluppato in Nuova Zelanda che recupera la posta da uno o più indirizzi email con protocollo POP3 e rispedisce il tutto ad un altro account sempre POP3. L’ultima versione di ERC, la 2.02, pesa 1,2Mb ed è scaricabile dall’indirizzo www.chimera.co.nz.
ERC è il "fratello minore" dell’applicazione commerciale EFS ma seppure vecchiotta (è del 2002) e limitata, l’utility fa egregiamente il suo dovere scaricando ed inoltrando la posta dove vogliamo. Basta impostare le informazioni nei tab POP3 e SMTP e poi scaricare la posta con "Check" dal tab LOG (vedere più avanti).
Il programma, anche in virtù della sua età supporta praticamente tutte le versioni di Windows, dalla 95 in poi e risiede nel tray da dove lo possiamo attivare o lanciare.

Tutorial: reindirizziamo la posta del lavoro su GMail

Impostiamo GMail

1) Una volta risposto all’invito ed attivato l’account su GMail dobbiamo fare in modo che anche i messaggi che componiamo appaiano e si comportino come quello abituale.
Mentre siamo in GMail via web facciamo click sul link in alto a destra "Impostazioni".

Poi nella pagina andiamo sulla seconda sezione, "Indirizzo per risposte", selezioniamo il pulsante inferiore ed inseriamo come reply-to il nostro indirizzo di lavoro. Confermiamo il tutto premendo il pulsante in basso a destra "Salva modifiche".

2) selezioniamo il tab "Inoltro e POP" e nella seconda sezione "Scarica tramite POP" selezioniamo il primo pulsante che recita "Attiva POP per tutti i messaggi" e poi premiamo "Salva modifiche".

Usiamo ERC

3) Lanciamo ERC e impostiamolo per scaricare la posta dalla casella di lavoro e fare un redirect su GMail, cancellando la mail nella casella.

Andiamo sul tab "POP3", premiamo "add" e inseriamo i dati da dove prelevare i messaggi: il server POP3, il nome dell’account e la password. Premiamo il pulsante in basso "Accept" e nella finestra successiva "Save".

4) Impostiamo ERC perché spedisca quanto scaricato su GMail selezionando il tab SMTP.

Attiviamo il pulsante "Redirect" e inseriamo nella prima casella il nostro SMTP server (quello del provider della connessione attuale ad Internet) e sotto l’indirizzo di GMail a cui faremo il reindirizzamento. Premiamo il pulsante "Apply" e poi quello "Save".

5) Azioniamo ERC. Andiamo al tab "Log" e premiamo il pulsante "check".

Vedremo entro breve nella finestra centrale (il log) ERC attivarsi e recuperare e rispedire la posta.

Scarichiamo la posta di GMail in locale.

6) In Mozilla Thunderbird: selezioniamo "Impostazioni account…". dal menù "Strumenti" (in inglese "Account Settings" da "Tools"). Poi seguiamo la procedura per un nuovo account email oppure modifichiamo quello esistente mettendo nome e l’indirizzo "@gmail.com".

Nella schermata successiva selezioniamo POP, mettiamo come server "pop.gmail.com" e in seguito il nome utente Gmail (sempre comprensivo di "@gmail.com") e un nome (qualsiasi) per l’account.

7) Per un po’ di sicurezza (obbligatoria) in più senza chiudere la finestra di settaggio account selezioniamo "Impostazioni server" ("Server Settings") e premiamo il pulsante che dice "(SSL)" e assicuriamoci che nel campo "Porta:" in alto appaia "995".
Infine sempre nella finestra di settaggio account andiamo su "Server in uscita (SMTP)" ("Outgoing Server") e mettiamo "smtp.gmail.com" nel campo "Nome server:" e selezioniamo il pulsante "TLS".
Un click su "OK&uot; e siamo pronti a ricevere la nostra posta di GMail.

Una versione di questo articolo è stata pubblicata su "Total Computer" del dicembre 2005