Il metodo Getting Things Done applicato alle email in Microsoft Outlook grazie a un’utile aggiunta.

di Nicola D’Agostino

Clear Context Information Management System (da qui in poi abbreviato in IMS) è un software aggiuntivo che analizza intestazione e contenuti di messaggi e si propone di gestire in modo più efficace corrispondenza e questioni da sbrigare. IMS può essere utile come sistema per impostare priorità alle email che riceviamo, sopratutto se sono tante.

Ad esempio possiamo cestinare lo spam ma sopratutto di riordinare i messaggi secondo l’effettiva importanza (o meno) o organizzare progetti e conversazioni in base a parametri e con sistemi diversi e più personali rispetto a quelli proposti da Outlook.

Categorizzare, archiviare, posporre

L’offerta di Clear Context IMS è di risparmiare tempo intervenendo sui messaggi in vari modi. Ad esempio nascondendo le email, che possono essere filtrate ed archiviate per mezzo di “Topic”. O ancora possiamo far sparire messaggi non urgenti che ricompariranno nella Inbox al momento giusto o legare i messaggi ad appuntamenti o ancora “passare la palla” inviando ad altri le missive e gli impegni contenuti. La gestione della corrispondenza può essere incentrata sulle singole email o su gruppi, organizzabili ed elaborabili con varie tecniche e strumenti anche retroattivamente e talvolta visti in una prospettiva più ampia che mostra correlazioni.

Gratis o completa?

IMS è fornito in due versioni, una commerciale e una gratuita. La seconda è chiamata “personal edition” e include una trial dell’edizione a pagamento che aiuta a capire sul campo se gli 80 dollari chiesti sono giustificati o meno.
Alla versione gratuita mancano le funzioni collaborative che sfruttano la presenza di un mailserver Exchange di Microsoft. Mancano anche diverse opzioni di automazione e in generale di workflow che automatizza, velocizza e elabora i messaggi secondo le priorità che impostiamo. Tra le esclusive della commerciale c’è il già citato (e comodo) rimandare (“Defer”) delle missive che scompaiono per ricomparire solo al momento opportuno, in data prefissata.

Un bilancio

Clear Context IMS è un prodotto interessante e ricco con molti punti di forza che può effettivamente cambiare in meglio il disbrigo di posta e impegni in Outlook. Un peccato perciò che non funzioni con la versione gratuita (e più diffusa) del mailer di Microsoft, Outlook Express. Sottolineiamo poi la complessità di IMS che richiede quindi un investimento iniziale da parte dell’utente per essere sfruttato appieno. Questo compito purtroppo può risultare più arduo per parte dell’utenza italiana perché il programma e le sue barre e voci dei menù sono solo in inglese.

Scheda tecnica
Prezzo: 79,95 USD/gratuito
Voto: ***
Lingua: inglese
Specifiche: aggiunta per Outlook 2002 o 2007
Sito web: www.clearcontext.com

Clear Context in azione

Una volta installato Clear Context IMS vediamo come ci possa aiutare a gestire e sbrigare meglio una grossa mole di messaggi di posta elettronica in Outlook. Bastano pochi semplici passi per riorganizzare tematiche, priorità e scadenze delle e-mail.

1) La barra di Clear Context
Clear Context installa una voce di menù e una sua barra degli strumenti di cui useremo il terzo e quarto campo per raggruppare e archiviare (e quindi togliere dalla vista) più messaggi simili.

2) Assegniamo un Topic
Per creare e assegnare una categoria, detta Topic si seleziona uno o più messaggi nella lista. Poi si fa clic sulla barra nella casella “Topic” (il terzo pulsante da sinistra) si scrive il nome (o se ne sceglie uno già scritto) e si dà invio.

3) Un Topic dalla lista
In alternativa per assegnare il Topic invece dello scriverne il nome nel riquadro si può cercarlo e scegliere da una lista nella finestra. Questa si richiama premendo il pulsante “Topic” sulla barra.

4 ) Archiviamo i messaggi
Per archiviare le email contrassegnate con un determinata categoria premiamo il pulsante “File Msg” alla destra del campo in cui si assegna il Topic. Vedremo così sparire i messaggi dalla casella in cui si trovavano originariamente.

5) I messaggi archiviati
Nell’usuale elenco nella colonna di sinistra troviamo ora delle nuove cartelle di Outlook. Qui, sotto Inbox troviamo infatti “Clear Context Topics” e dentro una sottocartella con il nome e per ognuno dei Topic creati. Al loro interno ci sono i nostri messaggi categorizzati e archiviati.

Una versione di questo articolo è stata pubblicata su “Total Computer” n. 36 di maggio 2007